5 نکته ساده پیرامون مدیریت زمان

Adam Landolfi, Primer Magazine, May 2010

یکی از بزرگترین کارهایی که من در زمان ورودم به دنیای کار انجام دادم، مدیریت زمان بود. در دوران تحصیل، زمان را باید طوری مدیریت می کردم که تنها بتوانم تمام تکالیفم را انجام دهم، اما اکنون وضعیت متفاوت است و کارهای بسیار زیادی را باید با هم انجام دهم. آن دوران گذشت که می توانستیم درس نخوانیم و به مدرسه برویم، سر جلسه امتحان دیر برسیم یا تکالیفمان را انجام ندهیم. اکنون باید تمام وظایف محوله را انجام دهیم و البته همه آنها را سر وقت به اتمام برسانیم.

من فکر می کنم که همه مردم با مقوله "تنظیم زمان" مشکل دارند. برای مثال، اگر خواب بمانم و نتوانم در یک جلسه حضور یابم، دیگر نمی توانم به همکلاسیهایم ایمیل بفرستم و در مورد مطالب گفته شده از آنها سؤال کنم، بلکه باید با همکارانم رو به رو شوم و دلیل غیبتم را شرح دهم و به آنها اطمینان بدهم که این مسئله دیگر تکرار نمی شود. این مشکل چندین بار برای من اتفاق افتاده است، امیدوارم که شما هیچوقت در این وضعیت قرار نگیرید.

5 نکته زیر به شما کمک می کند که زمان را مدیریت کنید. نکته جالب اینجاست که بسیاری از مردم در انجام این نکات با شکست مواجه می شوند. کسی که به جدول زمان بندی عمل نمی کند، کارمندی است بسیار نا به سامان، دارای تأخیر و با بازدهی پایین. به دستورالعمل زیر عمل کنید و ببینید که چقدر کیفیت زندگیتان بهتر می شود:

1. برای کارهایی که هیچ دستاوردی برای شما ندارند خود را نگران نکنید:

هنگامیکه می خواهید پروژه ای را آغاز کنید، ابتدا در یک طرح کلی مشخص نمایید که به چه چیزهایی برای تکمیل آن پروژه نیاز دارید و بعد از آن، به "عوامل مکمل" فکر کنید که باید برای انجام صحیح پروژه از آنها استفاده نمایید.

2. از یک تقویم استفاده کنید:

شما احتمالاً اجزای مدیریت زمان خود را در اکثر مواقع فراموش می کنید. راه حل آن است که از یک تقویم برای فعالیت کاری روزانه و از یک تقویم دیگر برای امور شخصی استفاده نمایید. اگر تمام کارهای روزمره به صورت مکتوب در جلوی چشمانتان باشد، آنگاه خواهید دید که زندگی چقدر ساده تر می شود.

3. از یک جدول زمان بندی ثابت استفاده کنید:

معمولاً ساعات صبح، سخت ترین زمان روز می باشند. با ایجاد یک "روال روزمره" می توانید صبحها را راحت تر آغاز کنید. یک زمان مشخص برای بیدار شدن از خواب تنظیم کرده و تمام کارهای کوچک و بزرگ که تشکیل دهنده روال صبحهای شما هستند را زمان بندی نمایید. اگر هر روز را با فعالیتهای پیش بینی شده آغاز کنید، خواهید دید که مابقی ساعات روز چقدر آسان می گذرند.

4. خود را در فشار زمان قرار ندهید:

فشار زمان می تواند یک روز شما را به طور کامل خراب کند. در اکثر مواقع این شمایید که تعیین می کنید چقدر زمان را باید برای انجام یک فعالیت صرف نمایید. بنابراین، اگر می دانید که یک گزارش را باید تا ساعت 11 به رئیس خود تحویل دهید، پس نوشتن آن را از ساعت 10:30 شروع نکنید. اگر برای انجام یک وظیفه زمان بندی شده به خود زمان کافی بدهید، می بینید که زمان آزاد بیشتری در طول روز برای مسائل پیش بینی نشده خواهید داشت. زندگی پُر نیست از امتحاناتی که بتوان 3 ساعت قبل از شروع آنها، دروس را مرور کرد و در نهایت نمره 15 یا 16 گرفت.

5. وظایف را به ترتیب اهمیت به پایان برسانید:

هنگامیکه وظایف زیادی بر عهده دارید، به سختی می توانید توجه خود را بر وظایف مهم متمرکز کنید. در برخی مواقع، بیرون رفتن با دوستان بیش از اتمام یک وظیفه حائز اهمیت است. بنابراین بهترین روش آن است که وظایف خود را به ترتیب اهمیت لیست کنید.

اگر امروز باید خانه خود را تمیز کنید، به تمرین بدنی بپردازید، یک پروژه معوقه را انجام دهید، با دوستانتان بیرون بروید و ...، تمام این موارد را به ترتیب اولویت تنظیم کرده و کارهایی که می توانید فردا انجام دهید را از لیست خارج کنید.